2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 15:40
Jednom sam, kao početnik šefa kadrovskog odjela u proizvodnji, s entuzijazmom čekao prvi sastanak uprave tvornice. Zamišljao sam koliko će menadžerski tim biti produktivan za dobrobit tima.
Moj podređeni, inspektor odjela za kadrove, koji je ovdje radio skoro 50 godina, nije dijelio moja sjajna očekivanja. “Nemojte se iznenaditi što će odjel osoblja biti okrivljen za sve probleme tvornice. Nemojte biti uznemireni ovakvim stanjem stvari, vođe moraju ispustiti paru i pronaći krivce. Format sastanka će više ličiti na pazar nego na organizirani sastanak kolega koji trebaju donijeti zajedničku odluku."
Zaista, sastanak me je pogodio nedostatkom konstruktivnosti. Svi su oni govorili praktično istovremeno, bez da su se čuli i ne sjećajući se dnevnog reda. Kao rezultat toga, "goruća" pitanja ostala su neriješena, a sve je vrijeme potrošeno na raspravu o beznačajnim detaljima. Od tada je prošlo 10 godina, ali, prema riječima menadžera iz različitih kompanija, slični sastanci se i dalje održavaju.
Šta mogu preporučiti kao trener kako bi sastanci bili konstruktivni i efikasni? Razmotrite zahtjev i potražite najbolje prakse za njegovu provedbu. Prvo, analizirajte trebate li zaista održati sastanak ili možete s drugim formatom interne komunikacije?
Kada održati sastanak?
1. Postoji potreba za timskom diskusijom o problemu ili zadatku
2. Potrebno je podijeliti važne informacije s timom i čuti mišljenja njegovih članova o ovom pitanju.
3. Želite prikupiti maksimalan broj ideja i gledišta o važnom pitanju
4. Postoji problem koji utiče na ciljeve većine vaših podređenih.
5. Znate li da bi se tim želio okupiti i zajednički riješiti neki problem, a istovremeno podijeliti odgovornost za njegovu implementaciju
Kada ne biste trebali održati sastanak?
1. Ima smisla koristiti druge komunikacijske alate bez smanjenja performansi
2. Zadatak je hitan / važan, a kašnjenje u rješavanju može biti preskupo
3. Pitanje je previše lično da bi se moglo iznijeti na javnu raspravu
4. Nema dovoljno vremena za pripremu i vođenje sastanka
5. Želite da koristite sastanak kao oruđe za kažnjavanje nekoga od podređenih
Svih deset tačaka može se sažeti u jednu rečenicu. Sprovedite sastanak kada postoji potreba za timskim radom i nemojte ga održavati ako ne postoji takva potreba.
10 savjeta za učinkovite sastanke
Target. Sami odlučite u koje svrhe trebate organizirati sastanak? Koje rezultate i u kojem obliku želite postići na kraju sastanka? Treba li donijeti odluke? Koje poteškoće mogu nastati i kako ih neutralizirati? U kojoj mjeri se ciljevi učesnika sastanka podudaraju / razlikuju? Da li su mogući sukobi ciljeva? Što se pažljivije razradi prva faza, manji otpor će nastati tokom sastanka
Učesnici. Sastav učesnika sastanka formira se ovisno o njegovim ciljevima. Pozovite one ljude koji mogu dati zaista važan doprinos u raspravi o pitanjima sastanka. Testirajte svoje motive za zapošljavanje radne grupe, pretvarate li sastanke u pozorište jednog glumca (sebe)? Je li doista ova postava produktivna? Vrijedno je stalno mijenjati sastav učesnika, formirajući ga pojedinačno za svaki sastanak. To će pomoći menadžeru da izbjegne rutinu i pozitivno će utjecati na grupnu dinamiku
Format. Odaberite najbolji format sastanka ovisno o vašim zadacima. Ako vam je potrebno, na primjer
1) obavijestite tim o inovacijama
Sprovedite „sastanak - informativna poruka“. Zadatak ovakvog sastanka je da što je moguće više obavijesti učesnike o predstojećim promjenama, cilj je smanjiti otpor. Dobar alat za pomoć vođi bila bi SWOT analiza.
2) postaviti zadatke i dodijeliti odgovornosti
"Nalog za sastanak". Vrlo strukturiran i jasan format, kontrola situacije, cilj je nezavisna raspodjela odgovornosti učesnika. To će smanjiti razinu usmjerenosti koja može ometati kvalitetno izvršavanje zadataka.
3) donijeti zajedničku odluku
Organizirajte "sastanak-pregovaranje" tokom kojeg slušate stavove svih učesnika. Strategija win-win sastanka, uloga vođe je moderator. Alati ovog formata su brainstorming, anketa na više pozicija, anketa s karticama, shema analize problema itd.
Shema analize problema, T. Edmüller
4) kombinirati za rješavanje problema
Sastanak za medijaciju je optimalan format za takav sastanak. Vrlo je važno pronaći moderatora koji uživa autoritet tima. Vođa možda nije uvijek najbolji izbor. Mnogo je efikasnije pozvati vanjskog stručnjaka (posrednika, trenera, konsultanta)
5) prikupljanje ideja
“Sastanak - brainstorming” bit će 100% najbolje rješenje u ovom slučaju. Glavna stvar u ovom formatu je slijediti pravila i algoritam brainstorminga. Takođe, održavajte atmosferu otvorenosti i lakoće, imajući na umu da kritika ubija efikasnost takvih sastanaka
6) poboljšati kompetenciju
"Sastanak-učenje". Ovaj format omogućava vođi da djeluje kao trener ili trener. Podijelite korisne informacije sa podređenima, razgovarajte o njima i planirajte kako ćete ih implementirati u svakodnevnu funkcionalnost. Dobar nalaz za menadžere bit će 30-minutni sastanci nekoliko puta sedmično / mjesečno, koje će oni organizirati posebno za razvoj podređenih. Jedna kompetencija - jedna razvojna tehnika - akcioni plan je grubi algoritam za takve sastanke
Mjesto. Gdje ćete se sastati sa svojim timom određuje svrha i format sastanka. Format obuke i „sastanci posredovanja“mogu zahtijevati prostorije različitih veličina i opreme. Razmislite o ovome unaprijed. Takođe je potrebno da se prisutni vide i da mogu da uspostave kontakt očima sa vođom sastanka
Plan. Vaš plan sastanka trebao bi biti u pisanom obliku. Zapravo, ovo je dnevni red koji uključuje sljedeće tačke
- datum, vrijeme, lokacija
- svrha sastanka
- pitanja o kojima će se razgovarati
- željeni ishod sastanka i njegov oblik
- format
- inicijator i ko održava sastanak
- spisak učesnika, uključujući i one pozvane spolja
Pošaljite plan sastanka učesnicima sastanka, možda će htjeti dodati svoja pitanja. Kako biste uštedjeli vrijeme, na jednom sastanku možete riješiti nekoliko pitanja
Pravila. Osnovna pravila za vođenje sastanaka postavlja tim i mogu se razlikovati od sastanka do sastanka. Ali postoje trajna pravila, poput poštivanja vremenskih rokova, dogovora o donosiocima odluka, ograničenja koja nameće politika kompanije, sporazuma o upravljanju sukobima itd
Protokol. Ovo je svojevrsni rezime sastanka koji opisuje sve njegove glavne tačke. Priprema ga sekretar sastanka, na osnovu beleški sa sastanka. Zapisnik potpisuju vođa, sekretar sastanka, kao i ključni učesnici (oni koji su navedeni u akcionom planu). Kopija zapisnika se šalje svim učesnicima sastank
Vrijeme. Upravljanje vremenom jedan je od ključnih aspekata povećanja efikasnosti. Sastanak uvijek započnite u dogovoreno vrijeme, jer kasnije nećete moći postići točnost. Postavite vremenske okvire za sve tačke u planu i pratite njihovu implementaciju. Slijedite pravilo 60x20x20:
Potrošite 60% svog vremena na hitna / važna pitanja.
Ostavite 20% vremena na nepredviđene teme i iznenadna hitna pitanja
Odvojite 20% vremena za tzv. socijalne potrebe - pauze, ručak, razgovor itd.
Kraj. Da biste dobro završili sastanak, pregledajte timski rad. Zabilježite šta je tim postigao, prođite kroz tačke razvijenog plana, pobrinite se da svi prisutni razumiju i podrže ono što je planirano. Na kraju sastanka generirajte sažetak obavijesti koja će biti poslana svim sudionicima sastanka, uključujući i one koji su odsutni. U njega unesite popis učesnika, glavna pitanja za raspravu, donesene odluke, akcioni plan i odgovorne za svaku njegovu tačku, rokove, kontrolne tačke, datum sljedećeg sastank
Kontrola. Nisu rijetke situacije kada se sve završi sastankom. Da biste nešto poduzeli, potrebna su vam želja i motivacija, kao i kontrola nad provođenjem odluka. Odredite kontrolne tačke i odgovorne za to direktno na sastank
Poteškoće u održavanju sastanaka
1. Sukob
Tokom sastanaka često dolazi do konfliktnih situacija. Ponekad se rasplamsaju toliko da se sastanak pretvori u tok međusobnih optužbi i ličnih napada. Šta bi upravnik trebao učiniti u ovom slučaju?
- Odgodite raspravu o kontroverznom pitanju i riješite je kasnije, u okviru ovog sastanka. Do tada će se strasti stišati, a sudionici će se moći konstruktivno izraziti.
- Prevedite rješenje problema u individualni format i sastanite se sa sukobljenim stranama izvan opće skupštine
- Riješite pitanje i pozovite ga da ga razmotri na sljedećem sastanku
- Ponudite kompromis
2. Komunikacijske barijer
Savjeti, prijetnje, kritike, prijekori, "dijagnoze" i etiketiranje, preporuke, naredbe, klišei i uobičajene riječi mogu poslužiti kao prepreke sastanku. Komunikacijske barijere izazivaju otpor i antipatiju. Važno je da vođa primijeti takve stvari i skrene pažnju članova radne grupe na njih. Da biste uklonili prepreke u komunikaciji, stvorite dodatno radno pravilo u tom pogledu. I sistematski poboljšati komunikacijsku sposobnost tima
3. Grešk
Nedostaci i greške u vođenju sastanaka mogu se primijetiti u bilo kojoj kompaniji. Najtipičnije su:
- nepoštivanje postavljenih ciljeva
- nepoštivanje propisa
- nedostatak informacija za učesnike sastanka
- držanje zaposlenih u najproduktivnijem vremenu
- pritisak iz glave ili obrnuto, pasivnost i popustljivost
- neaktivnost nakon sastanka
Vaši sastanci mogu postati vrijedan resurs za upravljanje ili crna rupa u kojoj se vrijeme rastvara bez traga. Izbor je vaš.
Preporučuje se:
Efikasne Tehnike Liječenja Za Unutrašnju Djevojku
Kako biti sretna ili opet zbog Unutrašnje djevojke Svi ljudi na zemlji žele biti sretni. Stanje naše sreće direktno zavisi od količine ljubavi koja je u našem životu. Često ljudi traže ljubav u vanjskom svijetu. U pažnji i prepoznavanju drugih ljudi, u prisustvu voljene osobe.
TAJNE KOMUNIKACIJE SA STATUSNIM LJUDIMA
Ko su statusni ljudi, po čemu se razlikuju od drugih i kako uspješno komunicirati s njima? "Status" se može nazvati ljudima izloženim moći, jake volje, svrsishodnim, sa snažnim karakterima zbog kojih drugi računaju s njima, naprežu se u njihovom prisustvu, traže riječi i osjećaju se nesigurno.
Strategije Suočavanja: Kako Se Ponašamo U Stresnim Situacijama I Jesu Li Sve Strategije Efikasne
Strategije suočavanja - strategije za prevladavanje stresnih situacija (snađi se - snaći se). Postoje različiti pristupi proučavanju suočavanja: resursni, lični, situacijski. Resursni pristup pretpostavlja da svaka osoba ima određenu opskrbu resursima (materijalnim, društvenim, fizičkim, duhovnim), što mu pomaže da prevlada stresnu situaciju.
PRINCIPI I PRAVILA Efikasne PSIHOTERAPIJE
Odluka o odlasku kod psihoanalitičara može promijeniti život i promijeniti vaš život na bolje. Međutim, oni koji se nadaju lakim i trenutnim rezultatima mogu biti razočarani, jer govorimo o psihi odrasle osobe koja se formirala dugi niz godina i moguće je postići kvalitetne promjene u svom funkcioniranju samo mukotrpnim, a ponekad i teškim radom .
Moć Komunikacije Ili Kako Postati Majstor Komunikacije
Zdravo! U današnjem kratkom članku želim podijeliti s vama nekoliko osnovnih strategija koje će riješiti većinu komunikacijskih problema | Vreme čitanja 3 minuta Nismo naučeni pravilno komunicirati. Stoga su najtalentiraniji i najvredniji ljudi inferiorni u odnosu na početnike i osobe s neodgovarajućim samopoštovanjem, jer uvijek imaju što za reći) - Mnogi ljudi osjećaju napetost u komunikaciji i povučeni;
