Kako Poboljšati Efikasnost I Produktivnost, Ili Kako Se Organizovati?

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 15:40

Ako pogledate modernu osobu, lako ćete vidjeti da su se brzina i složenost stvari koje sada treba rješavati u životu višestruko povećale s količinom stvari koje su se trebale učiniti prije 50 godina.

Ljudi žure, ali ne na vrijeme. Život prosječne osobe ispunjen je raznim glasnicima, socijalnim službama. mreže, e -pošta i desetine drugih smetnji koje svakodnevno pogađaju efikasnost i produktivnost. U međuvremenu, lična efikasnost i produktivnost ključ su uspjeha, o njima ovisi nivo i kvaliteta vašeg života.

Postoji samo 24 sata u danu. Uspeh je ekvivalent onoga što postignete za to vreme. Stoga mnogi sanjaju 25. i 26. sat u danu. No da biste bili uspješni, nije potrebno mijenjati prirodni kronometar. Dovoljno je preispitati svoj pristup poslu, a ovo ćemo učiniti u ovom članku:

- Igra bi trebala biti vrijedna svijeće … Ne biste se trebali trošiti na besmislene i nevažne stvari. Zamislite koliko ćete vremena imati ako iz rasporeda uklonite rutinske i nepotrebne zadatke.

- Radite za rezultate … Šta je vaš cilj? Šta biste željeli postići do kraja godine? Iznenađujuće, malo ljudi može jasno odgovoriti na ova pitanja. Odlučite šta želite (pokrenite startup, dobijte napredovanje, povećajte zaradu itd.) I samouvjereno idite prema svom cilju, posvećujući najmanje tri sata dnevno radu na tome.

- Čistoća radnog prostora. Organizujte svoje radno mesto. Nered na radnoj površini otežava vam fokusiranje, jer je u atmosferi haosa teško usmjeriti vašu pažnju na detalje o predstojećem poslu. Sredite papire i arhivirajte nepotrebne fascikle. To će vam pomoći da organizirate svoje misli i efikasno dovršite zadatak koji vam predstoji.

- Status prijenosa. Koncept protoka razvio je profesor psihologije Mihai Csikszentmihalyi. Prema njegovom istraživanju, stanje protoka nastaje kada je problem težak, rješiv i zanimljiv. Ako je zadatak koji morate obaviti pretežak, ne znate kako mu pristupiti, tada vas uhvati anksioznost. Ako je, naprotiv, zadatak previše lak, dosadno vam je, čak ga ne želite ni prihvatiti.

Da biste poboljšali stanje protoka, pronađite osamljeno mjesto (ured ili kafić u blizini ureda - nije važno) i uronite u proces. U tom slučaju zadatke istog tipa treba grupirati zajedno i rješavati u blokovima.

- Jedan zadatak … Multitasking se ne povećava, ali smanjuje lične performanse. Naprotiv:

1 Ona je iscrpljujuća. Kad se cijeli dan uhvatite u koštac s jednom ili drugom stvari, a ne vidite rezultat, osjećate se potpuno preopterećeno. Umjesto zadovoljstva obavljenim zadacima - frustracija i stres.

2 To pogađa kvalitetu. Radeći nekoliko stvari istovremeno, velika je vjerojatnost da ćete pogriješiti u jednoj od njih (ili u svakoj). Kao rezultat toga, morat ćete ponoviti i pretrpjeti gubitke (privremene, financijske itd.).

3 Ona uništava društvene veze. Što je više protoka informacija, teže je njima upravljati. Ako pišete pismo partneru i istovremeno razgovarate sa suprugom telefonom, nemojte se iznenaditi kada oboje čujete da ste neiskreni ili nepažljivi.

Da biste bili učinkovitiji, prebacite se u način rada s jednim zadatkom.

- Dnevno planiranje … Rad bez određenog cilja je besmislen, pa prije nego započnete, napravite plan akcije za taj dan. Odvojite 15 minuta da zapišete svoje trenutne zadatke, a zatim ih rangirajte. Nakon toga možete sigurno prijeći na posao, vaši će se zadaci sistematizirati, a vaše će radnje biti naređene. Mnogi ljudi planiranje doživljavaju kao gubljenje vremena, ali oni koji ga koriste znaju koliko povećava profesionalnu produktivnost.

- Pravilo dva minuta … Ako zadatak traje manje od 2 minute, samo ga obavite! Odlažemo desetine stvari koje se mogu učiniti doslovno za 2 minute za kasnije, napuhujući cijeli problem. Iznesite smeće, odgovorite na poruku, nazovite službu za pomoć-popis dvominutnih zadataka možete nastaviti neograničeno dugo. Da, ne završe svi naizgled jednostavni zadaci točno 2 minute. No, što se manje "okupljate s duhom", više će vam vremena ostati direktno za aktivnost.

- Prioritet … U danu nema toliko vremena da se sve prati, pa je važno postaviti prave prioritete u svom poslu. Pokušajte prvo dovršiti najhitnije i najvažnije zadatke.

- Informacioni vakuum … Isključite telefon i nemojte provjeravati pristiglu poštu. Ako planirate započeti težak zadatak, pokušajte se fokusirati na njega što je više moguće. Zaštitite se od ometanja telefonskih poziva, SMS poruka i e -pošte. Čini se da će svaka od ovih radnji trajati samo nekoliko minuta, ali će vam tok misli biti poremećen. Stoga ćete morati uložiti više vremena i truda da biste dovršili glavni zadatak.

- Rokovi … Mnogi ljudi vide rokove kao užasne, jer ako se ne poštuju, bit će problema. U stvari, rokovi su odlična disciplina, što znači da vam pomažu da postignete svoje ciljeve. Prilikom preuzimanja određenog slučaja, obavezno navedite vrijeme njegovog početka i završetka. Znajući rok za završetak posla, bit će vam lakše planirati i rasporediti vaš trud i vrijeme. Ali budite oprezni - ne postavljajte „prevelike“rokove. Zapamtite: rad ispunjava sve vrijeme koje mu je za to dodijeljeno (Parkinsonov zakon).

- Odmor je iznad svega. Samo roboti mogu raditi bez prekida, pa čak i oni s vremenom ne uspijevaju. Međutim, mnogi od nas osjećaju se krivima ako, na primjer, predugo pijemo kavu za ručkom. Osoba ne može biti 100% produktivna cijeli dan. Koncentracija je poput mišića - za učinkovit rad potreban vam je odmor. Pauza od 15 minuta "ponovo će pokrenuti" vaš mozak i bit ćete spremni za ponovno izvršavanje zadataka s odgovarajućom koncentracijom i predanošću.

- Fino sečenje … Podijelite veliki zadatak na nekoliko manjih. Složeni zadatak obično oduzima puno vremena i truda. Da biste se lakše nosili sa zadatkom koji imate, podijelite ga na nekoliko srednjih. To će vam pomoći da ravnomjerno rasporedite svoje snage i da u svakoj od ovih faza vidite rezultate obavljenog posla. Ovo će ubrzati proces!

- Koristite tehnologiju. Tehnološki pomaci u prošlom stoljeću znatno su olakšali izvršavanje više zadataka u manje vremena. Stoga budite prijemčivi za nove trendove, uređaje i programe u nastajanju. Zašto ne biste iskoristili izvor povećanja produktivnosti.

- Magija brojeva. Možete bolje utjecati na situaciju kada je razumijete kroz brojeve. Pratite sve pokazatelje koji su vam važni. Na primjer, od broja radnih sati i pripremljenih izvještaja do produktivnosti po satu radnog vremena. Koristite sistem za izvještavanje, softver za upravljanje projektima, SharePoint, tabele za dijeljenje Google dokumenata, planer ili samo bijelu ploču za praćenje važnih metričkih podataka tima.

Slijedeći ove jednostavne smjernice, možete povećati svoju efikasnost i produktivnost radeći manje - postižući više.

Ako želite formirati vlastiti sistem samoorganizacije koji vam omogućava da budete lijeni i ne zahtijeva nasilje nad samim sobom, program će vam pomoći u tome: SAMOORGANIZACIJA ZA TRAKE BEZ NASILJA.

Pa, ako se odlučite maksimalno uključiti u samoorganizaciju, upoznajte se s ovim programom: NAPREDNA SAMOORGANIZACIJA.

To je sve. Do sljedećeg puta. Iskreno Dmitrij Potejev.